Vereinbarungen

Mobile Arbeit ist eine zeitgemäße und innovative Arbeitsform, die eine räumliche und zeitliche Flexibilisierung der Arbeitsorganisation erlaubt. Sie kann einen wichtigen Beitrag dazu leisten, mitarbeiterfreundliche und flexible Strukturen zu schaffen, um insbesondere die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu fördern. Dabei kommt den Beschäftigten eine besondere Verantwortung zu, ihren Arbeitsalltag eigenverantwortlich zu organisieren und zu strukturieren.

Der Vorstand der Heidelberger Akademie der Wissenschaften (HAdW) und der Personalrat der HAdW befürworten die Möglichkeit, die Arbeits- bzw. Dienstausübung örtlich zu flexibilisieren. In den letzten Jahren wurde mobiles Arbeiten bereits erfolgreich getestet. Um die dauerhafte Umsetzung des mobilen Arbeitens zu gewährleisten, müssen persönliche Bedürfnisse und dienstliche Erfordernisse durchdacht und aufeinander abgestimmt werden.

Es gelten daher die folgenden Regelungen:

Mobile Arbeit bedeutet im Sinne dieser Dienstvereinbarung: Die Arbeitsleistung kann von einem geeigneten, anderen als dem regulären Arbeitsort erbracht werden, wobei insbesondere die Voraussetzungen der Ziff. 8 und 10 dieser Dienstvereinbarung vorliegen müssen. Die Möglichkeit der mobilen Arbeit ist nicht an einen spezifischen Ort gebunden. Telearbeit oder Homeoffice fallen im Sinne dieser Dienstvereinbarung nicht unter den hier verwendeten Begriff „mobile Arbeit“, da unter den beiden genannten Begriffen üblicherweise ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Bildschirmarbeitsplatz in einem privaten Raum des Arbeitnehmers/der Arbeitnehmerin verstanden wird. Dies ist mit mobiler Arbeit explizit nicht gemeint.

Sofern die Voraussetzungen unter Ziffer 2 gegeben sind, haben die Beschäftigten folgende Möglichkeiten:

1. Auf Antrag regelmäßig an mindestens einem und bis zu zwei Werktagen pro Woche mobil zu arbeiten.
2. Auf Antrag regelmäßig bis zu 40 % der monatlichen Arbeitszeit (Kontingent) mobil zu arbeiten.
3. Mobile Arbeitszeiten von über 40 % der Monatsarbeitszeit sind weiterhin nur in Ausnahmefällen möglich und müssen vom Vorstand im Vorfeld genehmigt werden. 

Wird die Kontingent-Variante gewählt, ist dies im Antragsformular zu vermerken. An welchen Werktagen mobil gearbeitet wird, wird mit den Vorgesetzten im Vorfeld festgelegt. Im Falle der Kontingentregel können auch mehrere halbe Tage pro Woche oder ein Block von mehreren Tagen innerhalb eines Monats mit den Vorgesetzten vereinbart werden. Es besteht kein Rechtsanspruch auf Genehmigung von mobiler Arbeit (siehe u. a. Ziffer 2). 

Weitergehende Regelungen können (wie auch bisher) unter Berücksichtigung der dienstlichen Belange und der persönlichen Situation von Beschäftigten nach Zustimmung des Vorstands individuell mit diesen vereinbart werden. Die Erbringung der Arbeitsleistung im Rahmen von mobiler Arbeit im Ausland ist grundsätzlich nicht zulässig.

Für die mobile Arbeit gelten die tarifvertraglichen Bestimmungen. Neben den bestehenden Arbeitsverträgen gelten alle dienstlichen Regelungen bzw. Dienstvereinbarungen unverändert bzw. sinngemäß weiter, sofern nicht in einer eventuell gesondert abgeschlossenen Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsverhältnis ausdrücklich etwas anderes vereinbart wird.

Mobile Arbeit stellt - bedingt durch die Eigenverantwortlichkeit der Arbeitsausführung - besonders hohe Anforderungen an die Beschäftigten. In Bezug auf die Beschäftigten sind daher ein bestehendes Vertrauensverhältnis zu den Vorgesetzten, ausreichende fachliche Kenntnisse, Berufserfahrung, Selbstdisziplin, Eigenmotivation, Flexibilität, die Fähigkeit zur Selbstorganisation und Anpassungsfähigkeit zu fordern und zu erfüllen.

Für die mobile Arbeit sind grundsätzlich nur Tätigkeiten geeignet, die

• eigenständig und eigenverantwortlich durchführbar sind,
• nachvollziehbare Ergebnisse haben,
• ohne wesentliche Beeinträchtigung der Ablauforganisation nach außen verlagert werden können.

Sollte es sich herausstellen, dass bestimmte Aufgaben in adäquater Qualität und Arbeitszeit nur am Arbeitsplatz durchgeführt werden können, können die Vorgesetzten dies anweisen. In Bezug auf die technischen Voraussetzungen wird sich die Akademie bemühen, diese kontinuierlich zu verbessern.

Mobile Arbeit erfolgt auf Antrag der Beschäftigten. Der Antrag bedarf der Zustimmung der Vorgesetzten und wird von der Geschäftsführung genehmigt. Die Vorgesetzten sollen dabei nach Möglichkeit auf einen fairen Ausgleich der Interessen aller ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter achten. Der Zeitpunkt der mobilen Arbeit wird im Benehmen mit den Vorgesetzten geregelt.

Den mobil arbeitenden Mitarbeitenden fällt die gleiche Verantwortung zu wie den nicht mobil arbeitenden, z. B. neue Kolleginnen und Kollegen zu integrieren und auf den gleichen Wissensstand der langjährig angestellten Beschäftigten zu bringen und für Fragen zur Verfügung zu stehen (auch telefonisch, per E-Mail und in Videokonferenzen). Die mobile Arbeit für neue Kolleginnen und Kollegen in der Einarbeitungszeit ist individuell zu regeln.

Mobile Arbeit ist auch in Verbindung mit einer Teilzeitbeschäftigung möglich, wobei die Teilzeitbeschäftigung grundsätzlich mindestens 50 % einer regulären Vollzeitstelle umfassen soll. Mobile Arbeit erfolgt auf freiwilliger Basis. Ein Rechtsanspruch auf mobile Arbeit besteht nicht, auch nicht auf Genehmigung von mobiler Arbeit im vollen, von dieser Dienstvereinbarung vorgesehenen zeitlichen Umfang.[1] Aus der Möglichkeit des mobilen Arbeitens darf keine Verpflichtung erwachsen; insbesondere dürfen Beschäftigten, die nicht am mobilen Arbeiten teilnehmen können oder wollen, keine Nachteile hieraus erwachsen. Die Genehmigung kann zudem an die Bedingung geknüpft werden, dass die Beschäftigten für die Dauer der mobilen Arbeit sich den Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel in der Dienststelle mit anderen Beschäftigten teilen (Desksharing), sofern dem keine dienstlichen oder persönlichen Gründe entgegenstehen.

Neben den sachlichen und persönlichen Anforderungen sind bei der Entscheidung über die Gewährung von mobiler Arbeit auch die technischen und organisatorischen Belange zu berücksichtigen. Die zeitnahe Erreichbarkeit der Beschäftigten ist mindestens per E-Mail und Video-Konferenz sicherzustellen. Während der außerbetrieblichen Dienstausübung muss ein geeignetes Umfeld dafür vorhanden sein (siehe u. a. Ziffer 8).

Die Beschäftigten und die Vorgesetzten können jederzeit die Teilnahme der Beschäftigten an der mobilen Arbeit mit einer Frist von vier Wochen ganz oder teilweise beenden. Im Falle der Teilnahme der Beschäftigten am Desksharing muss zudem sichergestellt sein, dass nach der Beendigung der mobilen Arbeit in der Dienststelle ausreichend Arbeitsplätze und Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Die Beschäftigten haben ihre Arbeitsleistung dann wieder am betrieblichen Arbeitsplatz zu erbringen. Der Arbeitsvertrag bleibt hiervon unberührt.

In strittigen Fällen zur Gewährung von mobiler Arbeit entscheidet der Vorstand der HAdW nach Rücksprache mit dem Personalrat und der Geschäftsführung.

Für die Erbringung der Arbeitszeit im Rahmen der mobilen Arbeit gelten die tariflichen Regelungen, das Arbeitszeitgesetz sowie die jeweils geltende Gleitzeitordnung. Die Beschäftigten sind dafür verantwortlich, dass die ihnen übertragenen Aufgaben sachgerecht und innerhalb der vorgegebenen Zeit erledigt werden.

Darüberhinausgehende Regelungen zur Arbeitszeit bzw. der Verteilung der Arbeitszeit, insbesondere die Festlegung der Wochentage der mobilen Arbeit, sind nach dienstlichen Erfordernissen zwischen den Vorgesetzten und den Beschäftigten individuell zu vereinbaren.

Die HAdW stellt bei Bedarf im Rahmen ihrer Möglichkeiten die für die Durchführung der mobilen Arbeit erforderlichen Laptops zur Verfügung. Notwendige Verbrauchsmaterialien (z. B. Papier, Schreibgeräte) werden analog zum Dienstarbeitsplatz von der HAdW gestellt. Mobiliar und sonstige Arbeitsmittel werden nicht gestellt, da die mobile Arbeit unabhängig von einem anderen festen Arbeitsort durchgeführt werden kann (hier unterscheidet sich die mobile Arbeit explizit von der Telearbeit oder Homeoffice). Für privat oder durch Dritte eingebrachte Möbel und Arbeitsmittel übernimmt die HAdW keine Kosten für Nutzung, Wartung, Reparatur oder Ähnliches.

Die zur Verfügung gestellte Ausstattung bleibt Eigentum der HAdW bzw. des Landes Baden-Württemberg. Eine Verwendung für private Zwecke (ausgenommen zur Schulung und Fortbildung) sowie die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Die bereitgestellte Ausstattung ist nach Beendigung der mobilen Arbeit zurückzugeben.

Die HAdW beteiligt sich grundsätzlich nicht an den laufenden Kosten für den Betrieb des außerbetrieblichen Arbeitsortes (für Internet-Anschluss/Flatrate, Strom, Heizung u. dgl.). Fahrtkosten zwischen betrieblicher Arbeitsstätte und außerbetrieblichem Arbeitsort werden grundsätzlich ebenfalls nicht erstattet.

Die Haftung gegenüber dem Land Baden-Württemberg bzw. der HAdW für Beschädigungen bzw. Abhandenkommen der Arbeitsmittel ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Bei Schäden, die durch im Haushalt lebende Familienangehörige, berechtigte Besucherinnen bzw. Besucher oder weitere Dritte am Eigentum des Landes Baden-Württemberg bzw. der HAdW verursacht werden, gelten die gleichen Grundsätze, sofern keine Haftpflichtversicherung für den Schaden aufkommt.

Für die Übertragung von Daten, die dem Datenschutz unterliegen und/oder vertrauliche Projektdaten sind, sind alle vom System her möglichen und angemessenen Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung u. a.) einzurichten. Alle Beteiligten tragen dafür Sorge, dass die Schutzmaßnahmen eingehalten werden. Für den sicheren Transport und die sichere Aufbewahrung dienstlicher Unterlagen sind die Beschäftigten grundsätzlich selbst verantwortlich.

Die Beschäftigten sind verpflichtet, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, die geeignet sind, um die Einsicht und den Zugang Dritter auf dienstliche Daten und Informationen zu verhindern. Zu den Dritten zählen auch Familienangehörige, Mitbewohnerinnen und Mitbewohner oder Besucherinnen und Besucher.

Die im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses geltenden einschlägigen Vorschriften und Regelungen werden sinngemäß auf den außerbetrieblichen Arbeitsort übertragen.

Der außerbetriebliche Arbeitsort muss in einem Raum gelegen sein, der für einen dauernden Aufenthalt zugelassen und vorgesehen sowie für die Aufgabenerledigung unter Berücksichtigung der allgemeinen Arbeitsplatzanforderungen und jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen zum Arbeitsschutz geeignet ist. Für die Einhaltung der gesundheitlichen Rahmenbedingungen am Arbeitsort sind die Beschäftigten selbst verantwortlich.

Ereignet sich ein Arbeitsunfall im Rahmen der mobilen Arbeit, so finden die unfallversicherungsrechtlichen Vorschriften Anwendung, insbesondere § 8 SGB VII.

Die Beauftragten der HAdW bzw. des Personalrats der HAdW sowie der Sicherheits- und Datenschutzbeauftragte der HAdW haben bei berechtigtem Interesse nach einer terminlichen Absprache Zugang zum außerbetrieblichen Arbeitsort. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere dann gegeben, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der außerbetriebliche Arbeitsort nicht den Anforderungen hinsichtlich des Arbeitsschutzes oder der Datensicherheit genügt, oder wenn für den Arbeitgeber aus dienstlichen Gründen ein Zugang zu den Arbeitsmitteln (z. B. Akten, Unterlagen oder Datenträgern) erforderlich ist.

Die Beschäftigten tragen dafür Sorge, dass auch die mit ihnen in häuslicher Gemeinschaft lebenden Personen mit dieser Zugangsregelung einverstanden sind. Befindet sich der außerbetriebliche Arbeitsort nicht in der eigenen Wohnung der Beschäftigten, haben diese alle zumutbaren Anstrengungen zu unternehmen, den oben genannten Beauftragten der HAdW den Zutritt zu ermöglichen. Ist dies den Beschäftigten nicht möglich, haben sie ihren außerbetrieblichen Arbeitsort und sämtliche dienstlichen Arbeitsmittel unverzüglich an ihren betrieblichen Arbeitsplatz zu verlegen.

Betriebsbedingte Störungen, die dazu führen, dass die im Rahmen der mobilen Arbeit zu erbringende Arbeitsleistung nicht erbracht werden kann, gehen zu Lasten der HAdW. Kann die Arbeitsleistung nicht vom außerbetrieblichen Arbeitsort erbracht werden, oder ist die Anwesenheit der Beschäftigten am betrieblichen Arbeitsort aufgrund von dienstlichen Erfordernissen geboten (z. B. Vertretungsbedarf, Besprechungen, die in Präsenz stattfinden müssen, o. Ä.), haben sich die Beschäftigten auf Aufforderung der Vorgesetzten an den betrieblichen Arbeitsplatz zu begeben.

Die Dienstvereinbarung wird für alle Beschäftigten der HAdW mit Ausnahme der studentischen Hilfskräfte sowie der Hilfskräfte mit Bachelorabschluss (oder vergleichbar) in gegenseitigem Einvernehmen zwischen der Heidelberger Akademie der Wissenschaften und dem Personalrat abgeschlossen. Die Dienstvereinbarung tritt mit der Unterzeichnung der letzten Partei in Kraft.

Die Dienstvereinbarung kann von beiden Seiten mit einer Frist von zwei Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. Nach Außerkrafttreten der Dienstvereinbarung wegen Kündigung gelten ihre Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung, jedoch längstens sechs Monate, weiter.

[1] Insbesondere bei Teilzeitbeschäftigten, deren wöchentliche Arbeitszeit sich auf weniger als fünf Wochentage verteilt, kann mobile Arbeit in entsprechend geringerem Umfang gewährt werden, um eine ggf. notwendige Mindestpräsenz am betrieblichen Arbeitsplatz zu gewährleisten.