Vademecum

Es gilt der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit. Die dienstliche Notwendigkeit von beabsichtigten Repräsentations- und Bewirtungsausgaben ist stets zu prüfen.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den nachfolgend genannten Beträgen um Höchstgrenzen handelt, die nicht überschritten werden dürfen. Bei einer Verausgabung über die jeweilige Höchstgrenze hinaus ist leider keine Erstattung möglich und die Ausgaben müssen privat finanziert werden.

Prüfen Sie bitte immer, ob Drittmittel entsprechend den Zweckbestimmungen eingesetzt werden. Repräsentationsausgaben aus Haushaltsmitteln müssen auf ein unabdingbares Maß begrenzt werden.

Die hier genannten Punkte sind eine Zusammenfassung und kurze Übersicht. Im Fall von Zweifel oder Widersprüchlichkeiten gelten immer die Landeshaushaltsordnung und die bestehenden Regelungen der zuständigen Organisation.

• Bewirtung von Gästen der Akademie, sofern das dienstliche Interesse im Vordergrund steht (Einwerben von Drittmitteln etc.). Die Wertgrenze pro Essen inkl. Getränken liegt bei 50 €, bei ganztägigen Veranstaltungen bei 70 € pro Tag und Person. Die Bewirtung interner Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist im Rahmen der vorgenannten Veranstaltungen zulässig.
• Sofern Veranstaltende mit der Ausrichtung von Klausurtagungen u. Ä. beauftragt werden und die für die Tagung erbrachten Leistungen (Bewirtung, Übernachtung etc.) in Summe der Akademie in Rechnung gestellt werden (keine individuelle Abrechnung mit den einzelnen Teilnehmenden), gelten die Höchstsätze der Bewirtungsrichtlinie der Akademie (Bewirtungskosten pro Person bis zu max. 50 € je Essen und max. 70 € je Tag). Bei der Auftragsvergabe sind die Beschaffungsrichtlinien und der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu beachten. Verpflegungsmehraufwand kann in diesen Fällen (Abrechnung der gesamten Tagungsleistung - inkl. Bewirtung - gegenüber der Akademie) von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern nicht geltend gemacht werden.
• Sofern im Rahmen einer Konferenz an einem Konferenz-Dinner teilgenommen wird, gelten ebenfalls die Höchstsätze der Bewirtungsrichtlinie der Akademie, sofern erkennbar ist, wie hoch die Kosten des Dinners sind. Oft sind die Kosten des Dinners bereits im Teilnehmendenbeitrag enthalten. Verpflegungsmehraufwand kann in diesen Fällen von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern nicht geltend gemacht werden.
• Bewirtung bei akademieinternen - nicht aber einrichtungsinternen - Besprechungen, wenn diese länger als 2 Stunden dauern oder bis in die Abendstunden andauern.
• Anschaffung von Geräten zur Bereitung von Heißgetränken, wie Kaffeemaschine, Wasserkocher etc., sofern regelmäßig haushaltsrechtlich zulässige Bewirtungen von Gästen stattfinden und eine geeignete Räumlichkeit zur Verwahrung der Geräte vorhanden ist. Die Beschaffung von reinen Espressomaschinen ist jedoch nicht zulässig. Der Gebrauch der Geräte einschließlich des dazu benötigten Zubehörs ist ausschließlich für den oben beschriebenen dienstlichen Gebrauch einzusetzen.
• Jubiläen oder Empfänge aus persönlichen Anlässen sind nur in besonderen Fällen zulässig. Auf ein Essen ist im Allgemeinen zu verzichten.
• Aufwendungen für extern besetzte Gutachtungsgremien.
• Werbemaßnahmen zur Profilierung der Akademie auf Kongressen. Hierunter fallen auch sogenannte „Give-aways“ (Wert kleiner 10 €), also kleine Werbegeschenke wie Kugelschreiber oder Kaffeetassen. Ebenso zulässig ist es, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter T-Shirts mit Akademielogo zum einheitlichen Auftritt bei Kongressen tragen.
• Kleinere Geschenke, z. B. an Referentinnen und Referenten oder aus Anlass besonderer dienstlicher Ereignisse, und Gastgeschenke bei Dienstreisen (ein Blumenstrauß, eine Flasche Wein, Pralinen etc.), sofern diese eine sozial übliche Geste darstellen.

• Bewirtung von Personen, die nicht dienstlich eingeladen sind.
• Bewirtung bei internen Besprechungen und Gremiensitzungen.
• Bewirtung nach honorierten Gastvorträgen zusätzlich zur Reisekostenerstattung.
• Zahlung von Trinkgeldern im Rahmen von Bewirtungen (Trinkgelder aus Drittmitteln dürfen nur dann bezahlt werden, wenn die Bestimmungen des Drittmittelgebers dies explizit zulassen. Diese ausdrückliche Genehmigung muss der Auszahlungsanordnung beigefügt werden).
• Bewirtung über die Wertgrenze hinaus.
• Überlassung von Flaschenpfand. (Dieses ist den Haushaltsmitteln zurückzuführen. Für in Verlust geratene oder zu Bruch gegangene Flaschen muss das Pfand nicht zurückgeführt werden.)
• Geschenke an Mitglieder der eigenen Einrichtung oder deren Angehörige.
• Glückwunsch-, Weihnachts- und Visitenkarten besonders teurer Qualität.
• Beschaffung von Schmuck- und Dekorationsartikeln, wie Tannenbäumen etc.
• Veranstaltungen geselliger Art, wie Geburtstagsfeiern, Ausflüge oder Weihnachtsfeiern.

• Darstellung der sparsamen und zweckentsprechenden Verwendung der Mittel durch einschlägiges Formblatt, Teilnehmendenliste, Programm, Agenda etc.
• Nachweis des dienstlichen Interesses und der Notwendigkeit einer Bewirtung (Programmheft etc.)
• Detaillierte Darstellung der Ausgaben anhand der Originalrechnungen, keine pauschalen Rechnungen
• Angabe der teilnehmenden Personen mit Nennung des vollen Namens, der Einrichtung und Funktion sowie des Grundes der Einladung.

Die Gewährung von Aufmerksamkeiten in geringem Umfang, wie z. B. das Angebot von Kaffee, Tee, Saft, Mineralwasser oder Gebäck stellt keine Bewirtung dar, sofern es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Dies gilt allerdings nur, wenn die betreffenden Anlässe einen Bezug zu den Aufgaben der Akademie aufweisen, wie beispielsweise im Fall von einrichtungsübergreifenden Besprechungen oder Treffen mit externen Funktionsträgern. Für einrichtungsinterne Besprechungen gilt diese Regelung allerdings nicht.